AccessとExcelのはまったく異なるものです。

よく、データベースをよく知らない方はAccessを見て(特にテーブル部分)
ExeclとAccessは何が違うの？と疑問を思う方がいます。
確かに、Accessのテーブルを見ると多少の形状が異なるものの
Excelのシートのようにデータが行と列で区切られた表に入力されています。

Accessやデータベースを知っている方に聞くと｢ぜんぜん違うよ！｣という
答えが大抵帰ってくるでしょう。

では、ExcelとAccessでは何が違うかについて簡単に説明してみたいと思います。

まず、それぞれの画面をよく見てみてください。(Accessはテーブル部分です)
左がAccessです。右がExcelです。


多少の形状は異なるものの、まず大きな違いとしてExcelには各行に行番号があります。
これに対してAccessは各行に行番号というものはありません。
Accessをはじめデーターベースにはこの行にはどのデータという認識がないのです。

では、どうやってデータ(行)を選択するのかというと
Excelの場合、はじめから用意されていますが
Accessの場合、行番号の代わりになる列を自分で設定するのです。

｢めんどくさいな！｣と思うかもしれませんがそれが正解です。
Access(データベース)は作るのが非常に面倒です。
その反面、出来上がってしまうと非常に使いやすくなるのがデータベースです。

また、それ以外の違いにExcelはセルに関数などを入れてデータの計算ができます。
Accessの場合は、テーブル上では関数を使用することはもちろん足し算や引き算もできません。
では、どこでデータの計算を行うかというと、その１つがクエリです。

クエリはデータを加工する専用の機能です。
その代わり、データを入れることはできません。
(実際にはクエリ上でデータを入力することはできますが
実際にはテーブルにデータを入力しています。仮想テーブルです)

更に、Excelの各列には数字を入れることができたり、文字を入れることもできます。
Accessは｢この列は数字！｣と決めたら数字以外のデータを入れることはできません。

これだけ見てもExcelとAccessは違うことがわかると思います。

Excelというのはあくまで使用者を中心とした視覚性主体のソフトウェアです。
Accessは使用者よりもデータを中心に考えられたデータを管理するためのソフトウェア
だと思っていいと思います。
実際に触っていくともっと違いがわかると思います。